Prosedur Penggunaan Arsip

Disusun oleh: Nanda Dwi Ulfa Yuniati

A. Pengertian Penggunaan Arsip
     Seorang petugas arsip (arsiparis) yang bertugas mengelola warkat harus memiliki sifat tertentu agar dapat melaksanakan tugaa filing dengan efisien dan efektif, seorang arsiparis harus memiliki ketelitian dan kerapian.
     Arsip yang sudah disimpan sering kali dicari kembali karena akan digunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari berarti mempunyai nilai guna yang sangat tinggi bagi pengguna atau pemakai arsip. Jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang. Akibatnya, arsip tersebut tidak dapat ditemukan saat ingin digunakan sehingga dapat menimbulkan kerugian.
     Jadi, penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaanya. Untuk mengetahui penggunaan atau pemakaian arsip, perlu dilakukan penilaian arsip sesuai jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama suatu arsip disimpan dalam file aktif dan file inaktif. Penilaiam arsip juga dilakukan untuk menentukan apakah jenis file aktif tersebut perlu dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke dalam arsip nasional.
     Terdapat beberapa pengertian mengenai penilaian arsip yang dikemukakan oleh para ahli, yaitu sebagai berikut.
1.  Menurut Betty R. Rick (1992), penilaian arsip adalah suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip untuk menetukan nilai guna setiap seri arsip organisasi.
2.  Menurut F. Gerald Ham (1993), penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan sumbangan untuk kebijakan perusahaan.
3.  Menurut Keputusan Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) No. 07 tahun 2001 tentang penilaian Arsip bagi instansi Pemerintah Badan Usaha dan Swasta, penilaian arsip adalah proses menentukan jangka simpan yang terakhir dilihat dari aspek, fungsi, dan substansi informasinya, serta karakteristik fisik yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
     Penilaian arsip dapat menggunakan kriteria penilaian ALFRED, yaitu sebagai berikut.
a)  Administrative Value (Nilai Administrasi)
b)  Legal Value (Nilai Hukum)
c)  Financial Value (Nilai Uang)
d)  Research Value (Nilai Penelitian)
e)  Education Value (Nilai Pendidikan)
f)  Documentary Value (Nilai Dokumentasi)
     Nilai ALFRED berkisar antara 0-100% dengan penggolongan arsip sebagai berikut.
a)  Arsip vital (90-100%). Arsip ini sangat penting bagi kehidupan organisasi bisnis dan tidak dapat digantikan kembali jika dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan sehingga perlu disimpan abadi selamanya.
b)  Arsip penting (50-89%). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama. Arsip ini disimpan dalam file aktif selama lima tahun dan file inaktif selama 25 tahun. Contoh dari arsip penting adalah bukti-bukti keuangan (bukti transaksi).
c)  Arsip berguna (10-49%). Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan dalam file aktif selama dua tahun dan file inaktif selama 10 tahun. Contoh arsip berguna adalah surat pemesanan.
d)  Arsip tidak berguna (0-10%). Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Arsip ini paling lama disimpan selama tiga bulan di file aktif. Contoh dari arsip tidak berguna adalah undangan rapat.
Penemuan Arsip (Finding, Retrieval)
Penyimpanan arsip yang efektif artinya arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu pada saat diperlukan. Dengan adanya penyimpanan yang baik, pemanfaatan arsip semakin besar.
     Pemanfaatan arsip ini juga dapat mengukur seberapa tinggu penggunaan suatu arsip. Arsip yang tingkat penggunaan/pemanfaatannya tergolong tinggi berarti arsip tersebut merupakan arsip aktif. Namun, jika penggunaannya rendah, itu berarti arsip tersebut dikategorikan sebagai arsip inaktif.
     Kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat berkaitan dengan beberpa hal, diantaranya:
1.  kejelasan materi yang diminta,
2.  ketepan klasifikasi yang dipakai,
3.  ketepatan dan kemantapan sistem indeks, serta
4.  tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.
     Terdapat beberapa faktor penyebab ketidakefektifan teknik penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1.  Pemberian kata tangkap, indeks, dan klasifikasi yang kurang tepat.
2.  Prosedur penyimpanan tidak efektif dan tifak sesuai dengan sistem penyimpanan arsip.
3.  Proses peminjaman kurang diimplementasikan.
4.  Adanya  penumpukan arsip dalam satu map.

B. Kegiatan-kegiatan Penggunaan Arsip
     Dalam kegiatan penggunaan arsip, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut.
1.  Peminjam arsip diharuskan mengisi lembar/formulir peminjaman arsip yang berisi beberapa informasi,seperti:

•  nama peminjam
•  nomor dan jenis arsip yang dipinjam, serta
•  pengesahan dari petugas yang bertanggung  jawab terhadap penyimpanan arsip.

2.  Petugas arsil memeriksa berkas peringatan pada unit kearsipan setiap saat agar arsip dikembalikan tepat waktu
3.  Petugas arsip harus memeriksa dokumen yang dikembalikan, apakah masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, arsip tersebut harus diperbaiki. Apabila waktu peminjaman melewati jatuh tempo, peminjam mendapatkan teguran.
4.  Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut outslip dari folder.
5.  Adanya pengawasan terhadap surat yang dipinjam dan dikembalikan.
Lembar peminjaman arsip (outslip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.
     Adapun kegunaan lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut.
1.  Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
2.  Sebagai pengingat mengenai identitas peminjam dan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
3.  Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam.
4.  Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena arsip yang tidak dikembalikan.
5.  Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
     Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak tiga rangkap. Tiap lembar arsip memiliki warna yang berbeda, yaitu putih, hijau, dan biru. Berikut adalah penjelasannya.
1.  Lembar pinjam arsip satu memiliki warna putih. Lembar ini ditempatkan pada tempat penyimpan arsip yang dipinjam. Lembar ini berfungsi untuk menandai bahwa salah satu arsip sedang dipinjam.
2.  Lembar pinjam arsip dua memiliki warna hijau. Lembar ini berfungsi sebagai bukti peminjaman.
3.  Lembar pinjam arsip tiga memiliki warna biru. Lembar ini berfungsi sebagai pengingat bagi petugas arsip (arsiparis)  dan disimpan pada tickler.

C. Prosedur Penggunaan Arsip
     Agar dapat memberikan layanan kepada pengguna/pemakai arsip, diperlukan adanya prosedur untuk penggunaan arisp. Hal ini bertujuan menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh pengguna yang tidak melakukan administrasi yang tertib. Untuk itu, petugas kearsipan harus menyusun aturan atau prosedur pengguna arsip untuk keperluan intern dan ekstern, serta menyiapkan perangkat-perangkat lainnya, seperti buku tamu dan lembar peminjam arsip. Dengan penggunaan perangkat-perangkat tersebut, arsip-arsip yang dipinjam oleh pengguna arsip mudah diketahui jumlah dan tempat penyimpanannya, serta pihak peminjam dan batas waktu pengembalian arsip.
     Prosedur peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut.
1.  Mengisi buku tamu/pengunjung
2.  Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah disediakan.
3.  Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan, kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.
4.  Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis yang berwenang mengelola arsip.
5.  Tentukan waktu perencaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang dipinjam.
6.  Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam di bawah pengawasan petugas.
7.  Arsiparis mencatat arsip yang digunakan dalam lembar peminjaman, kemudian menyerahkan arsip kepada peminjam arsip.
8.  Waktu peminjaman arsip paling lama lima hari kerja.


Sumber: R. Sri Endang, Sri Mulyani dan Suyetty., tahun 2017 ,buku paket kearsipan kelas 10